Обычно системы электронного упорядочивания документов устанавливают в компаниях, имеющих сотни, тысячи или даже десятки тысяч рабочих мест. В таких корпорациях заниматься пересылкой друг – другу бумажных писем, приказов и распоряжений слишком затратно по времени. Да и расход печатных материалов измеряется цифрами с множеством нолей.

Однако в небольшой компании, где все сотрудники, включая руководство, сидят в одной комнате, внедрение подобного комплекса на первый взгляд является, мягко говоря, необоснованным. Однако это только поверхностное мнение, поскольку документооборот организации – это не только обмен готовыми документами, но и масса возможностей для коммуникации.

Как происходит выработка решения в стандартных условиях? Сначала генерируется задача, затем дается команда выработать схему решения проблемы, после чего все сотрудники начинают усиленно делать вид, что тщательно занимаются именно этой областью работы. На самом деле, в любом вопросе необходимо придерживаться определенной схемы. То есть каждый сотрудник, получив ограниченное по времени задание, вынужден напрягаться и действительно искать те пути, которые приведут к долгожданной цели. А руководитель получает коллегиальное мнение, из которого можно выделить несколько основных и важных деталей.

При этом, что является существенным моментом – не тратится масса бумаги на предварительные обсуждения. Не говоря уже о том, что можно будет сохранять, выделять, раскрашивать и добавлять графики, диаграммы и прочие полезные атрибуты к общему документу. А самое главное – все это укрепляет командный дух, так как каждый сотрудник может в режиме реального времени внести свои собственные поправки. Получив сразу же логичные возражения или отстояв именно свою точку зрения.

А самое приятное, что подобные совещания можно проводить, даже если часть специалистов находится у клиента в удаленном офисе. Работник своевременно скорректирует свои шаги и сможет добиться лучших условий для подписания контракта. Так что система электронного документооборота помогает заработать.

Но ведь любая фирма обязана хранить всю отчетную и финансовую документацию для проверки соответствующими инстанциями. И здесь важно, чтобы все бумаги были упорядочены и хранились в том порядке, который максимально упростит поиск. И здесь виртуальные каталоги спасают директора и главного бухгалтера от нервного срыва, который неминуемо грозит при неожиданном визите налоговой или прочих государственных служб.

Нравится